С 2022 года ведение трудовых книг в России полностью переведено в электронный формат. Если ранее трудовая книга работника велась в бумажной форме, то теперь работодатель должен уведомить работника о возможности ведения его трудовой книги в электронной форме. Если работник согласен с этим, и подал соответствующее заявление, в его письменной трудовой книжке делается соответствующая запись о переходе на электронную трудовую книжку. Как выполнить запись о переходе с бумажной на электронную трудовую книжку в 2022 году и как выглядит образец такой записи мы и расскажем в нашем материале.
Электронные трудовые книги в России
Как известно, с начала 2020 в Российской Федерации проводится постепенный переход с бумажных на электронные трудовые книги. С 2022 года электронные трудовые книжки обязаны вести все работодатели, исключений или специальных условий для организаций и субъектов малого предпринимательства нет. Даже если работник ранее выбрал бумажный вариант ведения электронной книги, работодатель должен подавать сведения о трудовой деятельности данного работника в ПФР в электронном форме. Отказаться от ведения электронных трудовых книг нельзя.
Данные о трудовой деятельности в электронной форме подаются на всех работников, работающим на базе трудовых договоров и написавшим заявление о переходе на электронные трудовые книги. Людям, которые впервые начинают работать в 2022 году или позже, трудовые книги заводятся только в электронной форме.
Запись в трудовой книжке о переходе на электронную альтернативу
Если работник первоначально имел бумажную трудовую книгу, и написал заявление о переходе на электронную трудовую книгу, то в бумажной трудовой книге делается соответствующая запись. Такая запись будет в данной бумажной книге последней (п.3, ст. 2. закона 439-ФЗ). После внесения такой пометки бумажная трудовая книга выдаётся работнику на руки и храниться уже у него. Без указанной записи выдача письменной трудовой книги работнику невозможна.
Порядок внесения записи о переходе на электронную трудовую книжку регулируется пунктом 35 Порядка ведения и хранения трудовых книжек», ст.66.1 ТК РФ, а также письмом Министерства Труда №14-2/В-150.
Процедура внесения соответствующей записи в письменную трудовую книжку выглядит следующим образом:
- В графе 1 – проставляется порядковый номер вносимой кадровиком записи;
- В графе 2 – указывается дата, когда была выдана бумажная трудовая книга работнику. Выдать данную книгу работодатель должен в день поступления от работника заявления о переходе на электронную трудовую книгу;
- В графе 3 – производится запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». Точную формулировку можно посмотреть в Письме Минтруда № 14-2/В-150;
- В графе 4 – вписывается заявление работника, с датой (день, месяц и год подачи) и номером регистрации заявления.
Внесённая надпись заверяется подписью работодателя или лица, которое ответственно за ведения трудовых книг. Также проставляется печать работодателя (при наличии таковой).
При получении бумажной трудовой книги на руки работник должен будет расписаться в её получении (письмо Министерства труда №14-2/В-267).
Если на ваше предприятие устроился сотрудник, который на прошлом месте работы выбрал электронную трудовую книжку, но записи об этом в бумажной трудовой книге не имеет, такую запись должен сделать кадровик текущего предприятия. Основанием для этого станет соответствующее заявление работника.
Это также пригодится: через сколько дней приходят больничные деньги на банковскую карту от ФСС?
Образец записи в письменной трудовой книжке о переходе на ЭТК
Образец перехода на электронную трудовую книжку выглядит следующим образом:
Обязательная запись в книге учёта движения трудовых книг
Кроме указанной нами записи в письменной трудовой книжке также понадобится сделать обязательную запись в журнале учёта трудовых книг. Она может выглядеть следующим образом:
«Выдана на руки на основании письменного заявления от Петрова Петра Петровича (ФИО указываете нужные) о предоставлении ему (или ей) работодателем данных о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ».
Оформление записи в бумажной трудовой с помощью штампа
Если сотрудников на предприятии много, то будет проще создать соответствующий штамп для основной части записи в бумажной трудовой книге (графа №3). Это значительно облегчит и убыстрит работу кадровика по оформлению соответствующих заявлений. Останется проставить дату выдачи трудовой работнику и внести реквизиты поданного работником заявления.
Видео
В нашем материале мы рассмотрели требования, выдвигаемые российским законодательством по выполнению записи в письменной трудовой книге о переходе на электронный аналог. Поскольку перевод на электронные трудовые книги является обязательным, понадобится выполнить указанную нами надпись в бумажной трудовой книге работника. После того как он подпишется под надписью, передайте письменную трудовую книгу работнику. С этого момента вся ответственность за её хранение будет лежать исключительно на нём.
Комментарии